Política de tratamiento de datos personales
GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S.
NIT: 900038435-1
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: Diciembre 2030
1. Identificación del responsable
GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT 900038435-1, con domicilio principal en Medellín, Antioquia, Colombia, ubicada en la Calle 28 No. 59-23, Zona Industrial de Belén, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales y operativas.
Canales de contacto:
- Teléfono: 316 743 2154.
- Teléfono: 317 515 1511.
- Teléfono: 301 713 6893.
- Correo electrónico: ventas@guiaindustrial.com.co.
- Página web: www.guiaindustrial.com.co.
La empresa desarrolla actividades de fabricación y comercialización de productos para limpieza, desengrase y mantenimiento industrial, institucional y doméstico, bajo su marca BIO CLEAN®, así como actividades relacionadas con la atención y el acompañamiento técnico a sus clientes.
2. Marco normativo
La presente política se establece de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, en lo que resulte aplicable.
Su finalidad es establecer las condiciones para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, supresión y demás operaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales.
3. Definiciones
Para efectos de esta política, se aplicarán las definiciones previstas en la normativa colombiana, entre ellas:
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades y medios de su tratamiento.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular, otorgado por un medio que permita su consulta posterior, salvo las excepciones legales.
Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de la política, las finalidades del tratamiento y los mecanismos para consultarla.
4. Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de personas naturales con quienes GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S. tenga o pretenda establecer una relación comercial, contractual, laboral, administrativa o de otra naturaleza legítima.
Comprende, entre otros, los datos de:
- Clientes actuales y potenciales.
- Contactos comerciales de empresas clientes.
- Proveedores y contratistas, así como sus representantes y contactos.
- Visitantes y usuarios de la página web.
- Personas que soliciten cotizaciones, asesorías o capacitaciones.
- Aspirantes a procesos de selección y trabajadores, cuando corresponda.
- Personas que se comuniquen con la empresa a través de sus canales de atención.
La empresa tratará únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas, de acuerdo con la normativa aplicable.
5. Datos personales objeto de tratamiento
Según la relación con el titular y el servicio solicitado, la empresa podrá tratar las siguientes categorías de datos:
5.1. Datos de identificación: nombre, apellidos, tipo y número de documento, cuando sean necesarios.
5.2. Datos de contacto: dirección, ciudad, teléfono, correo electrónico y datos corporativos de contacto.
5.3. Datos comerciales: empresa a la que pertenece el contacto, cargo, solicitudes de cotización, productos de interés, historial de comunicaciones, pedidos y seguimiento comercial.
5.4. Datos contractuales y administrativos: información necesaria para gestionar contratos, facturación, pagos, entregas, garantías y obligaciones legales.
5.5. Datos de proveedores y aspirantes: información necesaria para evaluar, gestionar y mantener relaciones comerciales, contractuales o procesos de selección.
5.6. Datos técnicos de navegación: cuando corresponda y de acuerdo con las herramientas implementadas, podrán recopilarse datos técnicos relacionados con el acceso a la página web, como dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, páginas visitadas y preferencias de navegación.
La empresa no solicitará datos sensibles ni información de menores de edad para fines comerciales ordinarios. Si excepcionalmente se requiere tratar información de estas categorías, se aplicarán las garantías y autorizaciones especiales previstas en la ley.
6. Finalidades del tratamiento
GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S. podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda a cada titular:
- Atender consultas, solicitudes de información y requerimientos recibidos por la página web, teléfono, correo electrónico o redes sociales.
- Elaborar, enviar y hacer seguimiento a cotizaciones comerciales.
- Gestionar pedidos, ventas, entregas, garantías, facturación, cartera y servicio posventa.
- Mantener y administrar las relaciones comerciales con clientes, proveedores y aliados.
- Brindar asesoría técnica relacionada con los productos y servicios ofrecidos.
- Coordinar visitas técnicas, capacitaciones y actividades de acompañamiento.
- Informar sobre características, disponibilidad, uso y novedades de los productos BIO CLEAN® y demás soluciones comercializadas.
- Enviar comunicaciones comerciales, publicidad, invitaciones y promociones, cuando exista la autorización correspondiente o concurra otra base jurídica válida.
- Administrar procesos de selección, vinculación y gestión laboral, cuando resulte aplicable.
- Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, contractuales y administrativas.
- Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los titulares.
- Prevenir el fraude, proteger los sistemas de información y mantener la seguridad de los canales digitales.
- Elaborar estadísticas internas y analizar el funcionamiento de la página web, preferiblemente mediante información agregada o anonimizada cuando sea viable.
- Gestionar la seguridad, conservación y trazabilidad de la información comercial y administrativa.
- Las demás finalidades legítimas que sean informadas al titular al momento de recolectar sus datos.
Cuando se pretenda utilizar la información para una finalidad diferente de aquella informada inicialmente, la empresa evaluará si debe obtener una nueva autorización y comunicar el cambio al titular, conforme a la normativa aplicable.
7. Autorización para el tratamiento
GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea legalmente exigible.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales o mediante otros mecanismos que permitan demostrar su otorgamiento y conservar evidencia de este.
La empresa informará al titular cuáles datos serán recolectados, las finalidades del tratamiento, sus derechos y los canales para ejercerlos.
El silencio del titular no se entenderá como autorización. La empresa conservará las evidencias de autorización en los términos exigidos por la ley.
Cuando se trate de datos públicos o concurra alguna de las excepciones legales a la autorización, el tratamiento se sujetará igualmente a los principios y obligaciones aplicables.
8. Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
- Ser informados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
- Solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización cuando legalmente proceda y no exista un deber legal o contractual que impida hacerlo.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, en los términos de la ley.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, cuando corresponda.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, en los casos previstos por la ley.
El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las condiciones, excepciones y procedimientos establecidos en la normativa vigente.
9. Procedimiento para consultas y reclamos
Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados podrán presentar consultas y reclamos a través del correo electrónico ventas@guiaindustrial.com.co, indicando en el asunto “Protección de datos personales”.
También podrán utilizar los canales de contacto corporativos para solicitar instrucciones sobre la presentación de su petición.
9.1. Consultas
Las consultas deberán permitir la identificación del titular y especificar la información solicitada.
La empresa atenderá las consultas dentro del término legal aplicable, que, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, es de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, sin exceder los cinco (5) días hábiles adicionales permitidos por la ley.
9.2. Reclamos
Cuando el titular considere que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
- Identificación del titular.
- Descripción de los hechos que lo originan.
- Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
- Documentos que sustenten la solicitud, si los hubiere.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las deficiencias dentro de los términos legales. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se aplicará lo previsto en la ley.
El término general para atender un reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, sin exceder los ocho (8) días hábiles adicionales previstos legalmente.
Cuando el reclamo esté completo, la empresa incorporará en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en los términos aplicables.
10. Deberes de la empresa
GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S. se compromete, en su calidad de responsable del tratamiento, a:
- Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar la autorización cuando sea exigible.
- Informar las finalidades del tratamiento y los derechos de los titulares.
- Proteger la información mediante medidas de seguridad razonables y apropiadas.
- Procurar que los datos tratados sean veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles.
- Actualizar, rectificar o suprimir información cuando corresponda.
- Tramitar consultas y reclamos conforme a los procedimientos y plazos legales.
- Exigir a los encargados del tratamiento el cumplimiento de sus obligaciones.
- Respetar los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la autoridad competente.
11. Seguridad y confidencialidad
La empresa adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizados.
El acceso a la información estará limitado al personal y a los proveedores que lo requieran para el cumplimiento de sus funciones y que estén autorizados para ello.
Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación con la empresa, cuando así lo exija la normativa o el vínculo contractual.
12. Transmisión y transferencia de datos
La empresa podrá compartir datos personales con proveedores de servicios tecnológicos, alojamiento web, correo electrónico, sistemas de gestión, asesores profesionales y otros encargados que requieran la información para cumplir funciones relacionadas con las finalidades autorizadas.
En estos casos, se adoptarán las medidas contractuales y de seguridad que correspondan para proteger la información y limitar su uso a las instrucciones y finalidades autorizadas.
Cuando se requiera transmitir o transferir datos personales a terceros o a otros países, se observarán las condiciones y restricciones previstas en la normativa colombiana, incluidas las reglas aplicables a las transferencias internacionales de datos.
13. Uso de cookies y tecnologías similares
La página web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para permitir su funcionamiento, recordar preferencias, mejorar la experiencia de navegación y, si se implementan, analizar el uso del sitio o medir campañas publicitarias.
Cuando corresponda, la empresa informará sobre estas tecnologías, sus finalidades y las opciones disponibles para administrarlas. Las cookies no esenciales se gestionarán de acuerdo con los requisitos legales aplicables y las preferencias expresadas por el usuario.
El responsable técnico de la página deberá verificar qué cookies, herramientas analíticas, complementos y servicios de terceros se encuentran efectivamente instalados antes de publicar esta sección.
14. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
La empresa evitará recolectar datos personales de menores de edad para sus actividades comerciales ordinarias.
Cuando excepcionalmente se requiera el tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes, se respetará su interés superior, sus derechos fundamentales y las condiciones especiales de autorización y protección establecidas en la legislación colombiana.
15. Conservación y supresión de la información
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los períodos exigidos por las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y de archivo aplicables.
Cuando la información deje de ser necesaria y no exista obligación legal o contractual de conservarla, se procederá a su supresión o anonimización, según corresponda.
La solicitud de supresión o revocatoria podrá estar limitada cuando exista un deber legal o contractual que haga necesaria la conservación de la información.
16. Vigencia y modificaciones
La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación que indique la empresa.
Cualquier modificación sustancial relacionada con la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento será comunicada a los titulares en la forma y oportunidad exigidas por la normativa aplicable.
La versión vigente permanecerá disponible para consulta en www.guiaindustrial.com.co.
Fecha de aprobación: Junio 2026
Responsable de aprobación: Gerencia de GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S.
GUÍA INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S.
NIT 900038435-1
Calle 28 No. 59-23, Zona Industrial de Belén
Medellín, Antioquia, Colombia
Teléfonos: 316 743 2154 – 317 515 1511 – 301 713 6893
Correo electrónico: ventas@guiaindustrial.com.co
Sitio web: www.guiaindustrial.com.co